Es ist eine wichtige Aufgabe der Personalabteilung und der internen Kommunikation, die Mitarbeiter zu motivieren, zu informieren und ihre Produktivität zu steigern. Unsere Solution Architects unterhalten sich häufig mit HR-Leitern und Leitern der internen Kommunikation, um ihnen zu vermitteln, wie eine App zur Mitarbeiterbindung helfen kann, die oben genannten wichtigen Ziele zu erreichen. In unseren Gesprächen werden wir oft zu Microsoft Teams und SharePoint-Intranets befragt.
SharePoint-Intranets und Mitarbeiter-Apps wie Microsoft Teams, LiveTiles Reach (früher als „Condense“ bekannt) oder BeeKeeper spielen in vielen Organisationen eine wichtige Rolle. Doch was genau unterscheidet Teams von Intranets und wie trägt jedes einzelne von ihnen zum Erreichen Ihrer internen Kommunikations- oder HR-Ziele bei? Welche Möglichkeiten gibt es für Microsoft Teams, Ihr Intranet zu ergänzen und nicht zu konkurrieren? Wenn Sie verstehen, wie diese Kanäle funktionieren, können Sie die besten Entscheidungen für Ihre Organisation treffen.
Strategie und taktische Anpassungen
In den letzten Monaten haben viele Unternehmen rasch taktische Anpassungen vorgenommen, um eine plötzlich verstreute Belegschaft zu erreichen. Da dieser anfängliche Ansturm vorbei ist, sollten die Kommunikationsverantwortlichen und leitenden digitalen Führungskräfte jetzt strategisch über ihre Kommunikationskanäle nachdenken. Das Intranet ist entweder ein wichtiger Teil der Matrix Ihrer Kommunikationskanäle oder sollte es sein. Doch vielleicht haben die jüngsten Ereignisse auch gezeigt, dass Ihr Intranet nicht so gut funktioniert, wie es sollte.
Ist Microsoft Teams ein Intranet-Ersatz?
Microsoft Teams als interner Kommunikationskanal kann nicht länger ignoriert werden. Die durch den Corona-Virus hervorgerufene plötzliche Veränderung der Arbeitsweise hat die Akzeptanz von Microsoft Teams in die Höhe schnellen lassen, und Microsoft fügt in rasantem Tempo neue Funktionen hinzu. Bei so vielen täglich aktiven Benutzern in Teams ist es nicht verwunderlich, dass Intranet-Verantwortliche gerne vom Browser abspringen und eine Intranet-Erfahrung in Teams einbringen möchten, und wir hören derzeit oft eine Frage: „Wird Microsoft Teams unser Intranet ersetzen?“
Die kurze Antwort ist nein. Doch Microsoft Teams wird einige Aktivitäten ersetzen, die Sie möglicherweise in der Vergangenheit in einem Intranet durchgeführt haben. Sie wird wahrscheinlich zum Ausgangspunkt für viele digitale Aufgaben am Arbeitsplatz werden. Das liegt daran, dass es sich um die App handelt, die normalerweise auf einem Desktop geöffnet wird. Allerdings gibt es derzeit noch viele Lücken (die andere Unternehmen und Dienstleister mit innovativen Produkten füllen) in Teams:
Einbetten von Intranet-Funktionalität
Navigieren durch Informationen und Dienste
Erleichterung der Navigation durch viele Teams
Governance, wie zum Beispiel Namenskonventionen und Vorlagen
Die grösste Lücke in Teams besteht darin, dass es schwierig ist, News und Informationen auf strukturierte Weise zu veröffentlichen. Sie können ein Org-weites Team haben, in das alle Benutzer einberufen werden, aber die Beiträge sind auf das reguläre Nachrichtenformat oder die etwas visuellere Option „Ankündigungen“ beschränkt. Sie können auch eine SharePoint-Registerkarte in einem einzelnen Team hinzufügen, die jedoch nur eine einzelne Seite isoliert anzeigt.
Dennoch müssen viele Verantwortliche, die ihr Intranet als Ausgangspunkt für einen digitalen Arbeitsplatz positioniert haben, erkennen, dass dies eher ein Anspruch auf einem Strategie-Slide als eine Realität war.
Hauptaufgaben eines Intranets
Die Hauptaufgabe eines Intranets besteht nach wie vor darin, eine Quelle für strukturierte, zuverlässige Nachrichten, Dokumente und Informationen zu sein. Intranet-Seiten ermöglichen eine reichhaltigere Präsentation und verfügen über mehr redaktionelle Kontrollen. Beispielsweise die Möglichkeit, den Zeitpunkt der Veröffentlichung von Nachrichten zu planen. Auch für Referenzinformationen benötigen Sie die Art von Vorlagen für Konsistenz und Optionen zur Anpassung des Layouts an die Informationsstruktur, die sich aus dem webbasierten Ansatz eines Intranets ergibt.
Stärken von Microsoft Teams
Die Stärke von Microsoft Teams liegt in der Unmittelbarkeit und leichten Zugänglichkeit. Dadurch ist Teams für schnelle Aktualisierungen, wie z.B. operative Ankündigungen, gut geeignet. Im Gegensatz zu einer E-Mail, die verloren gehen oder schnell im Posteingang versinken kann, können Team-Ankündigungen auffällig gestaltet und bei Bedarf aktualisiert werden.
Teams eignet sich auch gut für lokale Aktualisierungen, da jede Abteilung mit einer bestimmten Gruppe kommunizieren kann. Die Schnelligkeit, mit der die Leute reagieren und antworten können, macht es zu einer natürlicheren Art des Dialogs als z.B. das Kommentieren eines Blogposts.
Schwächen von Microsoft Teams
Dieselben Qualitäten von Leichtigkeit und Unmittelbarkeit haben jedoch auch einige Nachteile für die interne Kommunikation. Beiträge werden leicht übersehen, die Navigation ist schlecht, und Mitarbeiter, die Zugang zu spezifischen Kanälen haben, greifen verstärkt nur noch auf diese Kanäle zu.
Es ist einfach, Aktualisierungen zu verpassen, da Ankündigungen in einem Kanal nicht an den Anfang gepinnt werden können. Die Leute wissen nur, dass sie existieren, weil sie eine Benachrichtigung sehen. Wie bei einem E-Mail-Posteingang sind die Benachrichtigungen nur in chronologischer Reihenfolge, so dass sie leicht übersehen werden können.
Die Navigation in Teams ist einfach, da es sich nur um eine Liste von Teams und Kanälen handelt. Aber die Navigation in einer grossen Organisation kann sehr komplex werden. Benutzer sehen eine lange Liste von Teamnamen und müssen in jedes Team gehen, um die Registerkarten zu sehen.
Dementsprechend funktionieren Registerkarten als dritte Navigationsdimension nur für Kanäre, die ein Benutzer regelmässig besucht. Als eine Möglichkeit, Referenzinformationen zu finden, sind sie nicht geeignet. Wenn Sie nur zu einer Referenzseite navigieren möchten, ist ein Megamenü immer noch ein viel schnellerer Weg, um Informationen zu finden.
Teams on Steroids mit LiveTiles Everywhere
LiveTiles Everywhere ist eine aktualisierte und stärker integrierte Ausgabe von dem, was als Wizdom PowerPanel begann. Es bietet eine Intranet-ähnliche Funktion in Form eines eingebetteten horizontalen Menüs. Bei LiveTiles Everywhere wird der linken Leiste der Teams ein Symbol hinzugefügt, das wie ein Intranet-Launcher funktioniert. Mit dem Panel können Sie mühelos die relevantesten Unternehmensinhalte kommunizieren, Warnmeldungen anzeigen und Zugang zu den wichtigsten Business-Tools gewähren, während Sie unterwegs in MS Teams und SharePoint arbeiten. Zeigen und verbergen Sie Geschäftsanwendungen, persönliche Links, Servicemenüs und vieles mehr mit nur wenigen Klicks.
LiveTiles Everywhere lässt sich nahtlos in Ihre SharePoint- und Teams-Umgebungen integrieren. Universell verfügbar von der linken Seite in SharePoint und der Kopfzeile in Teams, verbindet Everywhere Ihr Intranet mit Microsoft Teams. Da es sich um eine vollständige Cloud-Anwendung handelt, ist der Installations- und Onboarding-Prozess schnell und ohne Programmierung möglich. Sie können die LiveTiles Everywhere-Anwendung innerhalb weniger Minuten automatisch mit Ihrer SharePoint-Umgebung verbinden und bereitstellen.
Auch LiveTiles Reach bietet eine Integration in Ihre SharePoint- und Teams-Umgebungen. Wir werden in einem der kommenden Blogbeiträge vertieft auf Mitarbeiter-Apps wie Microsoft Teams, LiveTiles Reach und BeeKeeper eingehen.
1stQuad – Ihr kompetenter LiveTiles Partner
Beschäftigen Sie sich derzeit gerade mit der Frage, wie Sie beim Thema Digitaler Arbeitsplatz weiter kommen? Dann sollten Sie unbedingt mit uns sprechen. Gerne dürfen Sie uns kontaktieren, um mehr über unsere Lösungen mit Office 365 und Microsoft SharePoint oder unser ganzheitliches, modulares Intranet & Collaboration Angebot zu erfahren. Zudem finden Sie weitere interessante Informationen in unseren anderen Blogbeiträgen zu Microsoft Office 365 und Microsoft SharePoint und dem Wizdom Framework.
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