Die Digitale Bauakte im Einsatz bei der KIBAG

Anfang des vergangenen Jahres konnte die KIBAG die neue digitale Bauakte in Betrieb nehmen. Einem Implementierungsprojekt folgen meist komplexe und zeitaufwändige Migrationsprojekte. Lesen Sie in diesem Artikel, wie die KIBAG dank der digitalen Bauakte die Datenmigration nun in Eigenregie durchführt, mit dem Ziel, die alte Plattform bis Ende des Jahres ausser Betrieb zu nehmen.

Ausserdem erfahren Sie, mit welchen Anforderungen 1stQuad konfrontiert wurde und wie wir diese Herausforderung mit einer Digitalisierungs-Blueprint-Architektur gelöst haben.

Warum die digitale Bauakte?

Die Digitalisierung der Baubranche schreitet rasant voran und stellt Anforderungen, die mit einer On-Premises-Plattform nicht mehr sinnvoll erfüllt werden können. Die KIBAG hat diesen Trend erkannt und reagiert darauf mit der Einführung einer Lösung, die der modernen Arbeits-Welt gerecht wird:

  • Jedes Gerät, zu jeder Zeit, an jedem Ort: Die IT-Infrastruktur soll nicht mehr vorschreiben, wer wo und mit welchem Gerät arbeiten kann. Gerade im Kontext von Corona hat diese Anforderung massiv an Gewicht gewonnen.
  • Zuverlässigkeit & Platform as a Service: Der Betrieb der Plattform soll an einen Dienstleister ausgelagert werden.
  • Governance: Die IT und die Fachabteilungen sollen mit einem Werkzeugkasten ausgestattet sein, der es ihnen ermöglicht, Standards einzuführen und durchzusetzen und so einen sicheren und zuverlässigen Betrieb der Plattform zu ermöglichen.
  • Kollaboration mit externen Parteien: Die Zusammenarbeit mit externen Parteien sollte vom Unternehmen ohne Beteiligung der IT initiiert werden, aber dennoch Governance-Tools bereitstellen, die es der IT ermöglichen, ihre Standards zu gewährleisten.
  • Konnektivität & Interoperabilität: Im Zeitalter der Vernetzung werden Lösungen benötigt, die sicherstellen, dass ein Unternehmen Informationen innerhalb der eigenen Organisation und bei Bedarf auch externen Parteien kontrolliert zur Verfügung stellen kann. API First!
  • Integration als Gamechanger: Mitarbeiter werden oft mit einer Fülle von Anwendungen überschwemmt, die sie zur Bewältigung ihres Tagesgeschäfts benötigen. Mit gezielten Integrationen von Umsystemen, automatisierten Workflows und kontextbezogen bereitgestellten Tools erhalten die Mitarbeiter EINE zentrale Anwendung, die ihnen die benötigten Funktionen bietet.

Was waren die Anforderungen an die Lösung?

KIBAG kam zu uns mit einer Liste von spezifischen Anforderungen und benötigte eine breite Palette von Dienstleistungen.

  • Templatebasierte Microsoft Teams Arbeitsräume (Apps, Strukturen, Berechtigungen, Konfiguration)
  • Arbeitsraumerstellung soll maximal 2 Minuten dauern – Zeit ist Geld 😉
  • Stammdaten aus Abacus sollen in der Applikation als MetaDaten verfügbar sein und vom Arbeitsraum auf Dokumente vererbt werden
  • Live-Update der Stammdaten aus Abacus
  • Submissionsdokumente sollen auf Knopfdruck erstellt werden können
  • Lifecycle der Arbeitsräume soll durch das ERP-System gesteuert werden
  • Suchen & Finden – Alle Submissionsdokumente zu einem Kunden in 2 Klicks finden. Stichwort Enterprise Search
  • Moderne Kommunikationskanäle mit Social Features für beliebige Anforderungen (Unternehmenskommunikation, Abteilung, Team, untereinander)
  • Personalisierung von Inhalten
  • Einbindung der Blue Collar Workers über mobile Endgeräte
  • Einfache Zusammenarbeit mit Externen (z.b in ARGE’s)
  • Digitalisierungsbooster – Es soll eine Basisarchitektur entwickelt werden, auf der zukünftige Digitalisierungsprojekte aufbauen können
  • Sowie zahlreiche weitere…

Projektphasen

Die KIBAG hatte bereits ein Pflichtenheft erstellt, und der Ansatz bei der Durchführung des vorgelagerten Beratungsprojekts war es, die Anwendungsfälle mit den Fachabteilungen im Detail zu verifizieren, zu verdichten und gemeinsam eine technische Lösung zu entwickeln. Ziel des Beratungsprojekts war es, ein Strategie- & Roadmap-Dokument zu erstellen, das der KIBAG als Grundlage für eine Ausschreibung dienen kann.

Ein solches Vorgehen bietet beiden Parteien auch die Möglichkeit, ein „Gefühl“ für das Projekt zu bekommen und erste Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten zu sammeln, was sicherlich ein gewichtiges Kriterium für eine mögliche Auftragsvergabe ist.

„Innerhalb kurzer Zeit ist es 1stQuad gelungen, eine partnerschaftliche Zusammenarbeit aufzubauen, die uns geholfen hat, ein zukunftsweisendes Lösungskonzept zu entwickeln.“

Yves Stucki, Leiter Informatik, KIBAG Dienstleistungen AG

Wir haben die anschliessende Ausschreibung gewonnen und das Implementierungsprojekt im Februar 2020 gestartet. Mit einem Team von zeitweise bis zu 5 Personen haben wir die Lösung in einem agilen Vorgehen entwickelt.

Technologie

Das Herzstück der Lösung ist Microsoft Teams, das mit zahlreichen Apps und Systemintegrationen funktional erweitert wurde, um die Anforderungen der KIBAG abzudecken.

Die Integration der Umsysteme wurde auf der Azure-Plattform implementiert und in Teams innerhalb des App-Frameworks bereitgestellt. Dieser Ansatz ermöglicht es uns, den Anwendern ein gleichwertiges Nutzererlebnis zu bieten, unabhängig davon, auf welchem Gerät sie gerade arbeiten.

Das Herzstück der Lösung ist Microsoft Teams, das mit zahlreichen Apps und Systemintegrationen funktional erweitert wurde

Darüber hinaus ermöglicht die Azure-Plattform Systemintegrationen mit anderen Geschäftslösungen durch Power Automate (Flow), Azure Logic Apps und AgilePoint. Diese Funktionen können genutzt werden, um Daten aus anderen Umsystemes zu integrieren, beispielsweise in Fällen, in denen verschiedene Abteilungen Zugriff auf dieselben Daten innerhalb von Teams benötigen.

Zukunftssichere Architektur?

Damit unsere Kunden auf die zukünftigen Anforderungen im Bereich der Digitalisierung vorbereitet sind, implementieren wir unsere Lösungen immer mit Blick auf das grosse Ganze. Mobile First, flexible Arbeitsmodelle (Home Office) und das damit verbundene erhöhte Sicherheitsbedürfnis haben die Anforderungen an die IT und die Konnektivität der Anwendungslandschaft auf ein neues Niveau gehoben.

Basierend auf dem bestehenden Azure-Reifegrad haben wir mit der KIBAG einen API-First-Ansatz auf Basis einer Microservice-Architektur umgesetzt. Der Fokus lag darauf, bestehende und neue Dienste und Anwendungen über einen von der KIBAG gesteuerte API-Layer verfügbar zu machen.

API-first-Ansatz auf Basis einer Microservice-Architektur

Ein zentraler Bestandteil der Lösung und der Schlüsselfaktor für zukünftige Integrationen ist der API-Layer. Basierend auf der API-Management-Plattform von Microsoft öffnet diese Architektur neue Türen für KIBAG.

  • Alle API’s von KIBAG haben eine gemeinsame Governance (Authentifizierung, zusätzliche Validierung, benutzerdefinierte Header usw.).
  • Externer Zugriff auf die KIBAG API’s kann bei Bedarf mit wenigen Klicks realisiert werden
  • Traffic-Management
  • Performance-Tuning durch Caching von statischen und wenig wechselnden Inhalten
  • Logging und Warnungen
  • Und vieles mehr

Die Geschäftslogik ist in einzelnen unabhängigen Microservices implementiert, die über Nachrichten und Events kommunizieren. Generell spielen Events bei der KIBAG eine sehr wichtige Rolle.

Abacus, als bestes Beispiel, produziert für jede Änderung an einer relevanten Entität (Projekt, Kunde, Gewerk, Mitarbeiter) Events, die im zentralen Eventspeicher der KIBAG landen und dann von unseren Microservices konsumiert und entsprechend verarbeitet werden. Aber dazu später mehr.

ERP als führendes System

ABACUS ist bei der KIBAG das führende System, wenn es um Stammdaten (Projekte, Kunden, Mitarbeiter, Gewerke, etc.) geht. Die Integration von ABACUS in Microsoft Teams hatte entsprechendes Gewicht.

Zudem sollten die Stammdaten in einer unternehmensweiten Metadatenschicht auch für andere Systeme zur Verfügung gestellt werden, um Redundanzen und Medienbrüche zu vermeiden und zukünftige Digitalisierungsprojekte zu unterstützen.

Mit der neuen Lösung werden Updates aus ABACUS nun live übertragen. Hier kann die eventbasierte Integrationsarchitektur ihre Stärken ausspielen. ABACUS-Ereignisse werden sofort in den Eventspeicher von KIBAG gepusht und vom entsprechenden Microservice verarbeitet, der die Stammdaten in Teams überträgt, so dass jedes Dokument in verknüpften Arbeitsräumen letztlich diese Stammdaten erbt.

„Dank der ereignisgesteuerten Architektur werden ABACUS-Live-Updates in Echtzeit in Teams übertragen. Damit entfallen für unsere Mitarbeiter Wartezeiten von bis zu einem Tag und alle Änderungen sind unmittelbar für unsere Mitarbeiter verfügbar.“

Yves Stucki, Leiter Informatik, KIBAG Dienstleistungen AG

Mit diesem ereignisbasierten Ansatz können unzählige Anwendungsfälle realisiert werden. KIBAG steuert z.B. den Lebenszyklus der Projektteams auch über ABACUS-Events. Ein mit ABACUS verknüpfter Projektarbeitsbereich in Teams wird sofort archiviert, sobald der Status in ABACUS geändert wird.

Die Lösung

Damit die Nutzer diese Integrationslösungen nutzen können, hat 1stQuad Teams mit entsprechenden, kontextuell passenden Apps erweitert. Diese Apps ermöglichen es, Daten aus anderen Anwendungen auf einfache Weise in Microsoft Teams zu nutzen.

„Submissionsdokumente können wir, dank der App Integration als Tab, direkt im Team generieren und hinterlegen. Das ist unglaublich hilfreich für unsere Mitarbeiter, weil es Zeit spart und die Arbeit erleichtert “

Martin Som, Projektleiter Digital, KIBAG AG

Provisioning

Ein zentraler Baustein der Lösung ist das „Provisioning“. Teams Arbeitsräume mit vorgefertigten Strukturen wie Channels, Ordnerstrukturen, Apps, Berechtigungen, Standarddokumenten und vieles mehr werden von Kibag templatebasiert bereitgestellt.

Provisioning-Prozess in Microsoft Teams

Der Nutzer kann in der Provisioning Teams App seine gewünschte Vorlage auswählen und wird durch einen Assistenten geführt, in dem er Metadaten für das Projekt eingeben kann. Nach dem Absenden der Bestellung wird der Nutzer direkt in Teams benachrichtigt, sobald sein Arbeitsraum fertig ist.

Integration von allen Mitarbeitern – Intranet in Teams

Das KIBAG-Intranet ist direkt in Teams integriert und skaliert auch wunderbar in der mobilen App. Mitarbeiter auf der Baustelle, die bisher nur über Aushänge oder persönlich durch Vorgesetzte informiert wurden, können nun direkt erreicht werden. Das ist ein grosser Vorteil für diese Mitarbeiter und die App stellt zudem sicher, dass sie nur mit den aktuellsten Informationen versorgt werden.

Prozesse automatisieren – Vorlagedokumente mit einem Klick erstellen

Mit unseren Lösungen wollen wir unsere Kunden dort unterstützen, wo sie arbeiten. Mit kontextrelevanten Apps unterstützen und automatisieren wir (Teil-)Prozesse direkt vor Ort. Bei der KIBAG werden Einreichungsdokumente (Submissionsdokumente) auf Knopfdruck erstellt.

Dazu stellen wir den Nutzern die Submissions-App in dem Bereich zur Verfügung, in dem die Bewerbungsinformationen bearbeitet werden. Referenzblätter, Lebensläufe und andere Dokumente können direkt im jeweiligen Kontext auf Knopfdruck erstellt werden.

Dank der Integration von ABACUS-Stammdaten über den Stammdaten-Layer werden die Informationen direkt aus dem ERP gezogen und sind immer aktuell.

Suchen und Finden – Enterprise Search

Im Gegensatz zu Sharepoint bietet Teams keine Suchfunktion, die eine unternehmensweite Suche ermöglicht. Zahlreiche Rollen, wie z.B. die eines Kalkulators oder eines Projektmanagers, sind darauf angewiesen, bestimmte Dokumente über alle ihre Projekte hinweg schnell finden zu können.

Da KIBAG die Arbeitsbereiche mit ABACUS-Stammdaten anreichert und diese Informationen an alle Dokumente im Arbeitsbereich vererbt werden, können zahlreiche Suchszenarien elegant abgebildet werden.

Die Filterung nach Metadaten wie Kunde, Projekt, Arbeitsart, Organisationseinheit und anderen ermöglicht es KIBAG, schnell und zuverlässig die gewünschten Informationen zu finden.

Von alt zu neu – Migration

Wenn eine Plattform abgelöst wird, ist es in der Regel notwendig, die (umfangreichen) Daten auf die neue Plattform zu übertragen. Im Falle der KIBAG geht es dabei nicht nur um das Kopieren von Datenstämmen, sondern es muss auch sichergestellt werden, dass die migrierten Projekträume mit ABACUS verknüpft sind und die entsprechenden Metadaten von den Dokumenten übernommen werden.

Bei der Migration bewährt sich die API-First-Architektur bereits wieder. Die Provisioning-Lösung, die auch für die Peripheriesysteme der KIBAG über den API Layer zur Verfügung steht, wird in die automatisierte Migration integriert. Damit ist sichergestellt, dass der neue Arbeitsraum bereits vor der Migration der Daten vorkonfiguriert und mit den entsprechenden Metadaten versehen ist.

„Die automatisierte Migration spart uns nicht nur viel Zeit, sondern stellt auch sicher, dass die Arbeitsräume bereits vorkonfiguriert und mit den entsprechenden Metadaten versehen sind, bevor die Daten migriert werden. So können wir die bestehenden Daten schnell und unabhängig migrieren.“

Martin Som, Projektleiter Digital, KIBAG AG

Dieser Ansatz ermöglicht es der KIBAG, die bestehende Plattform eigenständig und unabhängig zu migrieren.

Fazit

Die KIBAG hat ein solides Fundament für zukünftige Digitalisierungsprojekte gelegt. Eine hochmoderne Kollaborationsplattform für Teamarbeit und Projektmanagement mit einer intelligenten, erweiterbaren API-first-Architektur, die eine äusserst flexible Integration mit neuen oder bestehenden Systemen wie ABACUS ermöglicht.

KIBAG bietet eine hochmoderne Kollaborationsplattform für Teamarbeit und Projektmanagement, die eine sehr anpassungsfähige Integration von neuen oder bestehenden Systemen wie ABACUS in zukünftige Anwendungen ermöglicht. Mit der digitalen Bauakte hat die KIBAG eine solide Grundlage für zukünftige Digitalisierungsprojekte geschaffen und kann die API-first-Strategie weiter vorantreiben.

1stQuad – Ihr Erfolgsrezept für die Einführung und Nutzung von Microsoft Teams und Integration von Umsystemen

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