Die RhB beschäftigt sich schon seit geraumer Zeit mit dem Thema Workflow-Automatisierung. Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie wurde das Thema nun aktiv angegangen. Die RhB wollte eine geeignete Workflow-Engine evaluieren und einführen.

Als Partner unterstützte 1stQuad die RhB aktiv in allen Belangen der Prozessdigitalisierung. Dazu gehörten die Erhebung der Bedürfnisse und Anforderungen, die Evaluation der geeigneten Workflow-Engine, die Einführung der ausgewählten Engine, die Entwicklung kundenspezifischer Lösungen, die Installation der Test- und Produktionsumgebung und die Integration in die Umsysteme sowie die Inbetriebnahme und Betreuung der digitalisierten Prozesse.

Rhätische Bahn AG

Die Rhätische Bahn AG bewegt mit rund 1’500 Mitarbeitenden jährlich 12 Millionen Reisende durch ganz Graubünden. Die RhB verfügt über ein Steckennetz von 384 Kilometern, die bekannteste RhB-Strecken sind die Bernina- und Albulalinie, die seit Juli 2008 als dritte Bahnstrecke zum UNESCO-Welterbe zählen. Ihr Wahrzeichen ist das Landwasserviadukt, das direkt in den Landwassertunnel führt.

www.rhb.ch

Die IT-Landschaft der RhB ist eine heterogene Umgebung, bestehend aus klassischer lokaler Infrastruktur und Cloud-Diensten. Bereits heute werden Komponenten aus Office 365 aktiv genutzt.

Umsetzung der Use Cases

Im Rahmen der Einführung wurden in enger Zusammenarbeit mit den Business-Analysten der RhB die beiden Prozesse Spesenbelege für Rollmaterial und Zimmerreservierungen umgesetzt. Diese Unterstützung diente als Systemschulung für die Workflow-Modellierung, die Formulargestaltung und die Anbindung der entsprechenden Umsysteme. Durch die enge Zusammenarbeit bei der Implementierung konnte ein grösstmöglicher Lerneffekt auf Seiten der RhB erzielt werden.

Learning by doing

Die beiden zu implementierenden Use Cases dienten auch als Trainingsobjekte. 1stQuad definierte die für die Implementierung notwendigen Schritte, schulte die User und überprüfte deren Implementierung auf Korrektheit. Darüber hinaus wurde ein Schulungskonzept für die Key-User erstellt. Die Zielgruppe dieser Schulung waren Prozesseigner und der Fokus lag nicht auf der Modellierung von Prozessen, sondern auf der Überwachung und Fehleranalyse und -behebung (Debugging) von Prozessinstanzen.

Guidelines und Konzepte

Es wurde eine Governance-Richtlinie entwickelt, in der Rollenmodelle, Berechtigungen, Anwendungsstruktur, Wiederverwendbarkeit, Entwicklungsrichtlinien und der Einsatz für den laufenden Betrieb definiert wurden. „Dos“ und „Don’ts“ wurden definiert, um sicherzustellen, dass keine Strukturen geschaffen werden, die den Betrieb und die Entwicklung weiterer Workflows behindern würden. Darüber hinaus wurden ein Umsetzungskonzept und ein Rollout-Workshop mit Prozessverantwortlichen und Prozessbeteiligten (Aufgabenempfänger und Formularbenutzer / Initiatoren) durchgeführt.

Team Entwicklung und Aufbau Know How

Um die vorhandenen Talente auf der IT-Seite / Business Analyse nutzen zu können, wurde in Zusammenarbeit mit der RhB die Governance auf- und ausgebaut sowie Berechtigungs- und Namenskonzepte entwickelt. Ein Super-User-Konzept und Super-User-Schulungen waren weitere Bestandteile der Unterstützung.
Durch die zielgerichtete Schulung und Pair-Programming wurde die Erreichung eines wichtigen Ziels der RhB sichergestellt: Aufbau eines Teams, welches Workflows End to End von der Prozesserhebung bis zur Produktivsetzung selbständig entwickeln kann. Bei Bedarf werden sie durch einen On-Demand Support unterstützt.

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Bei der Prozessentwicklung konnten wir viel vom Know How von 1StQuad profitieren. Wir wurden befähigt, auch komplizierte Workflows selbständig zu erstellen. Nach nur einem Jahr haben wir im Schnellzug-Tempo rund 15 Workflows umgesetzt und mehr als 10’000 Prozess-Instanzen durchgeführt. Immer wenn wir Fragen hatten, stand uns 1StQuad unkompliziert und kompetent zur Seite. Ohne ihre Unterstützung wären wir nicht da wo wir heute sind.

Nando Costantino, Business Analyst
Rhätische Bahn AG