Allein der Geschäftsbereich Bauleistungen der Unternehmensgruppe KIBAG erstellt jedes Jahr Offerten im Gesamtumfang von mehreren Milliarden Franken. Der Aufwand dafür wurde durch neue Vorschriften und das stetige Wachstum immer grösser. Das herkömmliche Vorgehen, Offertdokumente an verschiedenen Standorten manuell auf jeweils unterschiedliche Art zu erstellen, erweis sich als zunehmend ineffizient. In einem ersten Schritt führte KIBAG deshalb ein gruppenweites ERP-System ein. Doch komplexe Dokumente wie eine umfassende, bebilderte Projektbeschreibung mussten weiterhin von Hand aufgesetzt werden. Eine zentrale Plattform zur projektbezogenen Datenablage stand nicht zur Verfügung.
In der Ausschreibung für das neue Dokumenten- und Informationsmanagment (DIMS) von KIBAG erhielt 1stQuad nach einer sorgfältigen Evaluation den Zuschlag – laut dem zuständigen Projektleiter bei KIBAG hat 1stQuad die Prozesse am besten verstanden und eine Lösung vorgeschlagen, die der Arbeitsweise der KIBAG-Gruppe entspricht.
DIMS wurde in einem iterativen Verfahren mit sechs Releases in rund acht Monaten entwickelt und basiert auf drei Technologien: Microsoft SharePoint als grundlegende Kollaborationsplattform, funktional erweitert durch MatchPoint, sowie Officeatwork zur automatisierten Erstellung von Dokumenten. Ein wichtiger Aspekt war die Integration mit dem ERP-System von Abacus.
Mit DIMS können die KIBAG-Mitarbeitenden die benötigten Offertdokumente nun mit massiv geringerem Aufwand erzeugen und alle Informationen standortunabhängig nach Projekten geordnet verwalten. Ein Fotobereich mit nutzerspezifischen Galerien erleichtert die Zusammenstellung von Dokumenten mit Bildern. Stammdaten aus dem Abacus-ERP werden massgeschneidert mit Projektinformationen verknüpft. Als Resultat entstehen automatisch nach Standardvorgaben generierte Office-Dokumente, die direkt in die Offerte eingehen.
