ABB LogoBei ABB arbeiten die Auditoren heute mit einer modernen, nutzerfreundlichen Webanwendung, die den gesamten Audit-Prozess von der Vorbereitung bis zur automatisierten Erstellung von Audit Reports und Präsentationen sowie Abrechnung der Prüfungen abdeckt. Die neue Audit Suite von 1stQuad löst eine altgediente Lotus-Notes-Anwendung ab und unterstützt das Auditing mit umfassenden Tools auf dem neuesten technischen Stand.

ABB Information Systems

ABB ist ein schwedisch-schweizerisches multinationales Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich, Schweiz, das hauptsächlich in den Bereichen Robotik, Energie, schwere elektrische Ausrüstungen und Automatisierungstechnik tätig ist.

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Beim globalen Industriekonzern ABB sind rund 70 Mitarbeitende für das Auditing zuständig. Sie garantieren, dass die Vorgaben des weltweit standardisierten Audit-Prozesses eingehalten und in der Folge die korrekten Recommendations in das Group Governance, Risk and Compliance Management (GRCM) einfliessen. Das Engagement der Auditoren gliedert sich in drei Phasen: Informationsrecherche und Vorbereitung in der zentralen Audit-Abteilung, Führen von Interviews und Sammeln von Beweisen vor Ort in den Ländergesellschaften und Aufbereitung der Erkenntnisse in Form von Audit Reports und Präsentationen.

Eine Softwarelösung, die den Audit-Prozess optimal unterstützt, muss sämtliche Aspekte abdecken, von der Erhebung der Risiken bis zur Einsatz- und Reiseplanung, Spesenabrechnung und Verwaltung des Servicekatalogs. Bisher hatten die Auditoren mit einer Lotus-Notes-Anwendung gearbeitet, das typischerweise permanent genutzt wurde – eine hohe Anforderung an die Stabilität und Verfügbarkeit der Anwendung. 1stQuad erhielt den Auftrag, die altgediente Lotus-Notes-Anwendung in eine moderne Webanwendung zu überführen.

Auch die Ansprüche an die Erfassung und Aufbereitung von Inhalten waren hoch: Ein Audit-Report ist ein umfangreiches Dokument mit teils multimedialen Inhalten. Beim Editieren wollen die Auditoren Funktionen wie Change Tracking und Review nutzen. Sämtliche erfassten Inhalte müssen automatisch gespeichert werden, wie es in der bisherigen Anwendung Usus war. Und die Anwendung muss weltweit mit identisch guter Performance nutzbar sein.

Die neue Audit Suite erfüllt die Anforderungen vollumfänglich. Die Auditoren können alle Arbeitsschritte bequem über ein nutzerfreundliches Webinterface erledigen. Die Anwendung generiert aus den erfassten Inhalten automatisch Word-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen, überträgt die relevanten Daten über eine Schnittstelle ins GRCM-System und ist umfassend in die Systemlandschaft des Konzerns integriert.

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Die Kooperation und Flexibilität von 1stQuad hinsichtlich der im Rahmen der Entwicklung sich kontinuierlich ändernden Kundenwünschen sind außergewöhnlich. Darüber haben die Mitarbeiter von 1stQuad durch ihren lösungs- und verbesserungsorientierten Ansatz maßgeblich zur Entwicklung und Verbesserung der Revisionssoftware, über die ursprüngliche Spezifikation hinaus, beigetragen.

Marco Silbernagel, Process and Quality Manager Group Internal Audit
ABB AG