Erfassung und Freigabe von Investitionen
Der Kunde, ein international tätiger Nahrungsmittelhersteller, hat weltweit rund zwei Dutzend Ländergesellschaften. Diese operieren weitestgehend selbstständig, rapportieren jedoch in finanziellen Belangen dem Mutterhaus in der Schweiz. Sämtliche Investitionen weltweit werden fünfmal im Jahr erfasst und konsolidiert ausgewertet. Der Kunde wollte den Excel-getriebenen Prozess optimieren und eine zentrale Datenbank für Auswertungen schaffen.
Nahrungsmittelhersteller
Der international tätige Lebensmittelhersteller mit Hauptsitz in der Schweiz hat weltweit rund zwei Dutzend Ländergesellschaften und fast 15’000 Mitarbeitende.
1stQuad schuf auf Basis ihres FAST-Frameworks in kürzester Zeit eine datenbankgetriebene Web-Applikation mit Spreadsheet Komponente, welche Excel ablöste sowie einen flexiblen Prozess zur Erfassung und Freigabe von neuen Investitionen beinhaltet.
Der Prozess zur Erfassung aller Investition der Gruppe verlangt von den Ländergesellschaften, dass sie im Jahr pro Quartal einen Forecast und einmal die aktuellen Zahlen übermitteln. Für die Erfassung der Projekte und Zahlen wurde ein Excel pro Gesellschaft verwendet, was Verfasser wie Empfänger der Berichte vor etliche Probleme stellte. Zudem wollte man aus den vorhandenen, aber in verschiedenen Dateien vorliegenden Daten eine einheitliche Datenbank schaffen. Diese sollte konsolidierte Auswertungen und Analysen mit SAP BusinessObjects und anderen Business Intelligence Werkzeugen wie Microsoft Power BI ermöglichen.
Excel: Fluch und Segen für Datenerfassung
Mit Microsoft Excel können Daten komfortabel und – für den Erfasser – sehr effizient erhoben werden. Auch ist ein Spreadsheet sehr schnell vorbereitet und versendet. Bei über 30 Empfängern mit unterschiedlichen Geschäftspraktiken sah sich der Kunde jedoch mit grossen Problemen konfrontiert: Es werden Änderungen an der Excel-Struktur vorgenommen, neue Zeilen oder Spalten werden hinzugefügt, Inhalte werden aus verschiedenen Quellen kopiert und eingefügt, Daten fehlen oder haben eine andere Granularität und so weiter. Wie können Sie ausserdem sicherstellen, dass die Excel-Formulare von den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt ausgefüllt werden und dass sensible Finanzdaten nicht in die falschen Hände geraten?
Für den Kunden war klar, dass die zukünftige Lösung trotz der oben genannten Nachteile «Excel» beinhalten musste. Alle Prozessbeteiligten sind daran gewöhnt und ein Spreadsheet ist der einfachste Weg, um Finanzdaten effizient zu erfassen.
Eine Web-Applikation macht den Spagat
1stQuad entwickelte in Rekordzeit die bestmögliche Lösung für den Kunden: Eine massgeschneiderte Web-Applikation, in der die Investitionen wie bisher mit einer Spreadsheet-Komponente verwaltet werden.
Es gibt ein umfangreiches Berechtigungssystem sowie einen Administrationsbereich, in dem alle Prozessparameter wie Organisationen, Kategorien, Zeitleiste, Tabellenvorlagen und vieles mehr gesteuert werden können. Auch die Spreadsheet wurde verbessert. Es gibt verschiedene daten- und regelbasierte Validierungen sowie die Möglichkeit des Excel-Exports, der Offline-Bearbeitung und des Re-Imports in die Applikation. Der Spagat ist gelungen – «Excel» bleibt, jedoch optimal eingebettet in eine strukturierte Finanzapplikationen mit zentraler Datenbank, bereit für Auswertungen und Analysen.
All-In-One: Investitionen erfassen, freigeben und verfolgen
In einem zweiten Schritt wurde 1stQuad mit der Umsetzung des vorgelagerten Prozesses der Erfassung, Bewertung und Genehmigung von Investitionen und Projekten beauftragt. Basierend auf früheren Implementierungen wurde mit einem geringen Budget eine Lösung geschaffen, die es den einzelnen Landesgesellschaften ermöglicht, je nach Investitionskategorie und Schwellenwerten mehr oder weniger komplexe Business Cases in der Web-Applikation zu erfassen. Die Eingabe der Daten erfolgt über Tabellenkalkulationen, die Kennzahlen wie NPV, IRR oder Amortisationszeiten in Echtzeit berechnen. Für den Freigabeprozess können verschiedene Workflows hinterlegt werden, die je nach Geschäftsfall dynamisch angewendet werden.
Enorme Effizienzsteigerung und Data Intelligence mit Hilfe von Cloud Computing
Mit der neuen Lösung konnte der Kunde die Effizienz der Datenerfassung und -konsolidierung enorm steigern. Darüber hinaus stehen diese Daten nun in optimaler Form für die Nutzung mit den vorhandenen BI-Tools zur Verfügung. Dies sorgt für noch mehr Transparenz und Planungssicherheit für die weltweit agierende Unternehmensgruppe.
Dank des 1stQuad FAST Frameworks mit vielen vorgefertigten Komponenten und der Microsoft Azure Platform-As-A-Service (PaaS) konnten innerhalb kürzester Zeit die Vorteile des modernen und sicheren Cloud Computing genutzt und eine von allen Beteiligten sehr geschätzte Lösung geschaffen werden.
