Cloud Collaboration mit Microsoft 365 für den Flughafen Zürich
Als Hilfsmittel für die Zusammenarbeit wurde früher mehrheitlich Email genutzt. Der Austausch von Informationen erfolgte über Gruppenlaufwerke und zentral abgelegte Dokumente konnten nicht von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Doch die Art und Weise der Zusammenarbeit verändert sich und Email und File Sharing kamen als Hilfsmittel schnell an Grenzen: Mitarbeitende sind auch dynamisch als Wissensträger aktiv und agieren nicht mehr ausschliesslich in starren Prozessen. Effizienz-steigernde Veränderungen sowie eine Vereinfachung der Zusammenarbeit waren angezeigt und der Flughafen Zürich wollte gleichzeitig moderne und geräteübergreifende Arbeitsweisen ermöglichen.
Flughafen Zürich
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Die Flughafen Zürich AG betreibt die bedeutendste Verkehrs- und Begegnungsdrehscheibe der Schweiz und beschäftigt rund 1’700 Mitarbeitende in vier Geschäftsfeldern. Der Flughafen Zürich gilt als der beste Flughafen. Hinter dieser Leistung stehen rund 27’000 Mitarbeitende, die bei über 280 Flughafenpartnern täglich dafür sorgen, dass für Passagiere und Besucher jeder Aufenthalt am Flughafen Zürich zu einem positiven Erlebnis wird.
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Cloud Collaboration mit Microsoft 365
Basierend auf Microsoft 365 und dem Framework Wizdom können Mitarbeitende in wenigen Minuten neue Projekt- oder Arbeitsgruppenräume erstellen und interne Kolleginnen und Kollegen sowie externe Partner im Handumdrehen dazu einladen. Dies klappt nicht nur vom internen Desktop aus: Auch unterwegs und vom Smartphone oder Tablet aus können Arbeitsräume erstellt und Personen eingeladen werden. Die Plattform ist ein wichtiger Schritt um die digitale Zusammenarbeit im Unternehmen zu vereinfachen.
Einfach zusammenarbeiten
Mit dem Wechsel vom klassischen File Share zu Microsoft 365 bzw. SharePoint Online wird insbesondere die Zusammenarbeit an Dokumenten wesentlich einfacher. Dokumente werden automatisch versioniert und gesichert, können gleichzeitig gemeinsam bearbeitet werden und Änderungen sind sofort sichtbar. Dank intelligent vorstrukturierter Arbeitsräume finden sich Mitwirkende sehr rasch in neuen Projekten zurecht und können den Fokus auf den Inhalt statt die Struktur legen.
Partner melden sich mit eigenem Konto an
Mit wenigen Klicks können externe Partner mittels E-Mail-Adresse eingeladen werden. Dies hat den Vorteil, dass Partner, die bereits einen eigenen Microsoft-365-Account haben, sich damit direkt anmelden können und weder ein neues Konto noch ein neues Passwort benötigen. In den meisten Fällen ist dabei durch Single-Sign-On gar keine Eingabe der Anmeldedaten nötig. Einfacher geht es nicht!
Automatisch erstellte Teamräume
Während teamübergreifende Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen stattfindet, werden teaminterne Dokumente und Informationen in Organisationseinheitsgefässen abgelegt. Da diese Gefässe durch die Organisationsstruktur vorgegeben werden, werden sie auch zentral und automatisch aus der aktuell gültigen Hierarchie in SAP generiert und nötigenfalls restrukturiert.
Einfach – aber auch sicher
Die Flughafen Zürich AG hat mit diesem Projekt den Schritt in die Microsoft Cloud gemacht. Entsprechend gründlich wurde auch das Thema Sicherheit beleuchtet. Aufgrund der vielseitigen Sicherheitsmechanismen von Azure und Microsoft 365 konnten die zahlreichen internen Richtlinien erfüllt werden. Insbesondere wurde sichergestellt, dass jeglicher Zugriff ausserhalb der Firma über Multifaktorauthentifizierung gesichert ist.
Hand in Hand und mit agilem Vorgehen
Die neue Lösung entstand in 1 3/4 Jahren und wurde von 1stQuad mit der agilen Scrumban-Methodik und in sehr enger Zusammenarbeit mit dem Flughafen Zürich entwickelt. Die Umsetzung erfolgte Hand in Hand mit dem Team vom Flughafen Zürich und in enger Absprache mit Vertretern aus allen Geschäftsbereichen.
Mehr als nur neue Funktionalität
Der Schritt von Email und File Sharing zu einer Cloud-Collaboration erfordert mehr als nur die Einführung einer neuen Software-Lösung. Ein grundlegendes Umdenken der Zusammenarbeit war notwendig und gemeinsam wurden Vorgaben und Empfehlungen zur effizienten Nutzung erarbeitet. Wie soll die Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen stattfinden? Welche Richtlinien sind sinnvoll und notwendig? Nach einer gründlichen Vorbereitung erfolgt die Einführung und Schulung etappenweise über alle Mitarbeitenden und somit der firmenweite Umstieg auf die neue Arbeitsweise.