Outsourcing – 4 Erfolgsfaktoren für eine funktionierende Fernbeziehung

Published on 14. Oktober 2021 by Michael Hofer under Kategorien1stQuad

In meiner 20-jährigen IT-Karriere hatte ich immer wieder mit Outsourcing zu tun. Speziell in der «kreativen» und komplexen Software-Entwicklung hat das oft nicht wunschgerecht funktioniert. Dieser Artikel soll jedoch nicht beschreiben, was alles falsch gehen kann oder wo genau es die meisten Ressourcen zum besten Preis gibt. Ich möchte vier Ansätze aufzeigen, die uns in den letzten zehn Jahren zu vielen erfolgreichen Software-Projekten und stabilen Teams mit minimaler Fluktuation verholfen haben. Es geht hier um die kleinen, persönlichen Dinge und nicht um das MBA-Lernbuch oder Outsourcing im Weltkonzern.

Um es gleich vorneweg zu nehmen: Erfolgreiches Software-Outsourcing folgt im Kern den gleichen Regeln wie eine Fernbeziehung. Genau wie bei einer Fernbeziehung bedarf es grösserer Anstrengungen, um die «erste Verliebtheit» in eine langfristige, erfolgreiche Partnerschaft zu verwandeln. Hier sind vier Faktoren, die Ihnen zum Erfolg verhelfen werden:

Erfolgsfaktor 1: Wähle zwischen Kultur und Struktur

Kurz gesagt: Je grösser die kulturelle Kluft, desto mehr Struktur muss man vorgeben. Mit Struktur meine ich den Umfang an Vorgaben, Spezifikationen, Kontrollen und anderen Massnahmen, die sicherstellen, dass das Vorhaben so umgesetzt wird, wie man es beabsichtigt.

Einerseits hat der Begriff Kultur eine geografische Bedeutung: Je weniger vertraut oder je weiter entfernt eine Kultur für uns ist, desto weniger Rückschlüsse können wir darauf ziehen, wie unsere Botschaften ankommen und ob sie richtig interpretiert werden. Aber Kultur hat auch andere Dimensionen: Geiz ist nicht geil, und Grosszügigkeit, Vertrauen und guter Wille sind die Grundlage jeder Fernbeziehung. Wenn man ein langfristiges Engagement will, sollte man nicht an der falschen Stelle sparen.

Letztendlich ist es wichtig, dass eine Kultur des «Wir» geschaffen wird. Einige Male wurde vom Outsourcing-Partner ein Project- oder Delivery-Manager als «Gate Keeper» zwischen uns und dem Entwicklungsteam gestellt. Dieser kann durchaus seine Funktion haben, sollte aber niemals den direkten Kontakt zum Team erschweren. Jedes einzelne Mitglied soll sich mit dem ganzen Team austauschen können. Kennt man sich nicht oder wir eine Stelle dazwischen geschaltet, steigt das Risiko, dass Nachrichten vom Sender bis zum Empfänger nicht ankommen oder verfälscht werden. Speziell bei sehr dynamischen Projekten mit wenig Zeit, Budget oder einer noch sehr neuen Technologie birgt das ein grosses Risiko.

Erfolgsfaktor 2: Franchise Players

Im US-Profisport werden „Franchise-Player“ als Schlüssel zum Erfolg angepriesen. Wenn das Team so aufgestellt ist, dass es den Franchise-Spieler optimal unterstützt, können diese Superstars einzelne Spiele oder ganze Saisons beeinflussen.

Solche Superstars kann man sich auch in der Softwareentwicklung und im Outsourcing zu Nutze machen. Führen Sie immer ein Vorprojekt oder einen Prototyp mit einem neuen Lieferanten durch. Auf diese Weise können Sie nicht nur feststellen, ob die Kultur und andere wichtige Faktoren stimmen, sondern auch den / die Franchise Player erkennen. Bauen Sie das Team um diese Person(en) und ihre Stärken herum. Sobald ein Team eine bestimmte Grösse erreicht hat (die je nach Zusammensetzung variiert), müssen Sie weitere Franchise-Spieler finden und das nächste „Team“ aufbauen, idealerweise so unabhängig wie möglich.

Sie können diese Methode auch verwenden, um über die Rollen in einem Team nachzudenken: Besonders starke Business-Analysten oder Tester sollten passende Ergänzungen erhalten, damit sie noch effektiver sind und ihr hervorragendes Wissen und vor allem ihre Arbeitsweise an andere weitergeben, was das Team stärkt. Abschliessend ist zu erwähnen, dass die wichtigste Eigenschaft dieser Franchise-Spieler ihre Loyalität ist. Sie wiegt zehnmal mehr als herausragende technische Fähigkeiten. Schliesslich wollen wir eine Dynastie aufbauen und nicht nur eine Saison lang spielen, nicht wahr?

Erfolgsfaktor 3: Persönlicher Austausch

Nichts ist mit einem persönlichen Gespräch zu vergleichen. Videokonferenzen sind fantastisch, aber sie können die unzähligen kleinen Dinge nicht ersetzen, die man bemerkt, wenn man persönlich mit jemandem zusammen ist. Auch wenn es schwierig ist, in einem grossen Team mit allen persönlich zu sprechen, versuchen Sie es doch einmal!

Die Weissrussen aus unserem Team, mit denen ich vor ein paar Jahren spät nachts durch die Strassen von Minsk gezogen bin, sind auch heute noch persönliche Freunde und unterstützen mich zu jeder Tages- und Nachtzeit, ohne zu zögern.

Besuchen Sie also Ihre Outsourcing Teams oder, und das hat sich zumindest vor COVID sehr bewährt, laden Sie ausgewählte Teammitglieder regelmässig zu sich ein. Dieser „Fringe Benefit“ zeigt Wertschätzung (siehe später), bringt zusätzliche Motivation und ist oft auch Alleinstellungsmerkmal im Rekrutierungsprozess.

Beim Austausch beziehungsweise Besuch ist es am wichtigsten, sich auf Augenhöhe zu begegnen: Bei unseren ersten Besuchen wurden wir wie fremde Könige empfangen. Man brachte uns in die schönsten Sitzungszimmer, hat uns ein Programm organisiert und wollte stets hören, was wir als nächstes Vorhaben. Ein Geschäftsbesuch des Auftraggebers halt. Aber das bringt so höchstens etwas, wenn man mit der Leitung des Outsourcing-Partners einen neuen Vertrag aushandeln möchte.

Wenn man sein Team erreichen will, dann ist man einer von ihnen. Wenn ich unsere Teams besuche, dann möchte ich gerne an einem Pult mitten im Team Raum sitzen und von dort meine Arbeit machen. Und natürlich gehen wir zusammen in die Kantine und essen oder lassen uns etwas liefern. Gelegentlich lade ich auch das Team zum Essen ein. Als Wertschätzung und um eine schöne Zeit mit einem grossartigen Team zu verbringen. Und damit haben wir den letzten und wichtigsten Erfolgsfaktor erreicht:

Erfolgsfaktor 4: Wertschätzung

Wie in einer Beziehung zu einem anderen Menschen ist es auch beim Outsourcing von Arbeit entscheidend für den Erfolg, Wertschätzung und Respekt zu zeigen. Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft, so lautet ein altes Sprichwort und wir leben dies, indem wir unsere entfernten Freunden regelmässig mit kleinen Geschenken oder Anlässen (z. B. bei einem weiteren erfolgreichen Go-Live) überraschen.

Es braucht nicht viele grosse Dinge, wichtiger ist es, die Teammitglieder in Entscheidungs- oder Lösungsfindungsprozesse einzubinden. Deshalb laden wir Teammitglieder gelegentlich in Gespräche mit unseren Kunden mit ein. Sie müssen nicht zwingend einen aktiven Part haben, aber dies wird von allen Seiten als Bereicherung gesehen und die Kollegen tragen dann Design-Entscheidungen mit oder haben sie sogar selbst eingebracht.

Die hieraus entstehenden Lösungen sind nicht unerwartet die am besten funktionierenden. Und bitte nicht vergessen: Wertschätzung geht in beide Richtungen. Es ist auch ein grossartiges Gefühl zu spüren, das man nicht als Kunde oder Auftraggeber, sondern als geschätzter Kollege oder sogar Freund wahrgenommen wird.

Dies war meine persönliche Sicht auf vier Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Outsourcing-Geschäft in der Welt der Software-Entwicklung – sowohl in wirtschaftlicher Hinsicht als auch vor allem, wenn es um die menschlichen Beziehungen geht. Meine Kollegen und ich sehen das Outsourcing der Softwareentwicklung nicht als Bedrohung, sondern als Bereicherung für unseren Arbeitsalltag. Ich bin sehr zufrieden mit den vielen positiven und negativen Erfahrungen, die ich in den letzten 10 Jahren mit Outsourcing gemacht habe, und hoffe, mit diesem Artikel etwas zu Ihrer erfolgreichen „Fernbeziehung“ beitragen zu können.